不同的企业档案管理的范围和内容也千差万别，但归结起来不外乎两类。即文件和记录，文件又分为外来文件（如行业规章、法律法规、图书资料、基建文件、监理文件、施工文件、设计文件等）和自制文件（公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中规定的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、可行性研究文件、各种合同、工程招投标文件、预算与决算书）；同样用以记录过程或成果的记录（培训记录、工作总结、工作计划、会议纪要、工作联系单，合同台帐，收发文本、采购计划）也分为外来和自制两类。 
    综上所述，为保证档案管理工作的有序进行，实现对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，我们拟定了公司的档案管理事前控制办法，即建立完善的文件和记录控制程序。程序中规定了各部门在档案管理工作中做什么，由谁做，如何做的问题，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。 
    在档案管理的过程中，我们将采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。 
    所谓实行专门管理和分散管理方式是指对公司各部门工作有综合影响的档案（如行业规章、法律法规、图书资料、公司的各种合同、公司经营管理手册、手册中的模板文件、部门规章、通知、报告、决议决定、合同、基建文件、项目施工与竣工图）采用专门管理，对于部门性或专业性较强的档案（如培训记录、部门工作计划、各种工作底稿、收发传递记录等、监理文件、施工文件、考核记录）实行分散至各部门（单位）进行管理，档案管理部门定期监督、检查与总结。为此，我们在各部门设立了专兼职资料员，以满足分散化管理的要求，并为专门化管理提供基础保证。 
    各部门应有效利用部门的微机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平；提高各部门档案管理工作中的协调工作能力；方便各部门（单位）对档案利用，借以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料；内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。（如工程资料管理系统规定了基建文件、监理文件、设计文件的分类方法和编号原则，公司不应再另行规定。公司经营管理手册规定的公司模板文件的编号也不得变更）。
    在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录（如传递情况记录、变更情况记录、修改情况记录、作废情况记录等），才可能有效的了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。 
    各部门在档案管理工作中应建立互尊互助、诚信守约的工作关系；保持耐心、细致、热忱的工作作风。