[分享]项目经理如何做好进度控制与目标计划

发表于2019-12-20     276人浏览     1人跟帖     总热度:157  

项目进度控制是项目经理的一项重要职责。项目进度管理是在项目实施过程中,对各阶段的进展程度和项目最终完成的期限所进行的管理,目的是保证项目能在满足其时间约束条件的前提下实现其总体目标,在规定的时间内,拟定出合理且经济的进度计划,在执行该计划的过程中,经常要检查实际进度是否按计划要求进行,若出现偏差,便要及时找出原因,采取必要的补救措施或调整、修改原计划,直至项目完成。因此,当今做好项目进度计划不仅仅需要项目经理的能力,更需要项目软件项目管理软件进度猫的辅助。

 

两个故事让大家更好地理解项目进度管理和目标管理:

一、到哪了?

项目管理和自驾车回家过年是相同的。自驾车回家过年也可以看作一个项目,只是它更贴合大家的生活,更容易引起被大家理解,我们就拿它来做例子说明。从乘客的角度,如果坐车很久,但是没有达到预期的目的地的时候,就会产生疑问,一般都会去询问司机“到哪里了”,如果司机的回答没有那么令人满意,这个疑问就会积累。积累到一定程度,就会开始怀疑是否迷路,如果这个疑问一直无解,最终就会要求停车问路。如果坐的是出租车,就会导致乘客下车,换车继续前进。项目进行过程中同样如此,因为项目的不可见性,客户心理不稳定,如果每次项目经理给出的进度都是无法验证的,客户的疑问就会积累,最终到无法忍受而爆发。

二、还剩多少?

人对一个事物的完成都会有自己的“心理预期值”,这个值会随着人对该事物的了解的加深而进行调整,并变得越来越准确。乘客坐车到目的地,如果他对路线熟悉的话,一般都会跟踪一些关键的地标和时间的对应关系。比如从高新软件园到西安北站,一般用时不会超过1小时,开车会经过小寨、永宁门、钟楼等,最后到西安北。如果在晚上8点出发,过了半小时都没看到这些地标,乘客就不知道自己经过了哪些地方,还剩多久。项目也是如此,客户的心理预期就是项目“里程碑事件”的到达时间。项目经理制定项目的里程碑,目的之一就是去影响客户的心理预期。

 

实际上,项目进度管理在两个程度,一个是内部问题,也就是项目本身,所有的事情都是一个一个的任务,一个大的项目有成百上千个任务要去完成,这个层面是项目经理和项目组员关注的,是最准确的进度描述;另一个是外部问题,就是客户以及项目外部的干系人所关注的,每一个进度都是一个“里程碑事件”,这种层面的进度描述并不是十分准确。

项目经理给出的进度有误差是肯定的,关键是和现实的落差是否在范围之内。如果客户持续觉得项目的进度描述是准确的,那么对项目也就越有信心,对项目越支持,对失误的宽容度也越高。反之,如果对项目进度没有信心,那么就会对项目施压,对失误的处置也会越严厉。

 

  如何把握进度和进度的报告,常用的方法有“堵”和“疏”。所谓的“堵”就是隐瞒,项目经理可以进度造假造得很漂亮,但是到最后交付不了,就会被修理得很惨;而”疏“则是如实汇报,让项目干系人透明地掌握项目的主要细节。实践中,很多项目经理采用了折中的方法,有些如实汇报,另外一些则隐瞒起来,避免不必要的麻烦。

首先是项目团队实际的完成能力,就是每天、每周最多能完成多少任务,如果项目经理和客户都知道这个速度,客户就不会提出过分的进度要求,项目经理也可以拒绝所有超出能力的进度要求。这个能力也就是项目经理的底气。现实中很多项目经理因为不知道团队真实的能力,胡乱应承,结果害了自己,也坑了团队。因此需要项目管理软件进度猫的协助,甘特图帮助项目经理随时了解项目进度。

其次是项目进度的预测能力,如果项目经理给出的完成时间每次都能做到,他以后的项目工作就会越来越顺畅。许多项目组和客户的冲突,起因大都是因为进度预测不准,甚至无法预测进度导致的,进度再一再三地突破客户的心理预期,想不让人发飙都不行了。

 

  在项目实战中,项目进度的评估和预测非常不容易,但是并不是完全做不到的。我们可以反过来看,到项目结束的那一刻,项目的进度毫无疑问是100%,往前推一周,我想进度是可以预测的,但是往前推一个月就会模糊一点了,越往前越模糊。换言之,项目的进度预测是随着项目的进展而越来越清晰的,但是,如果使用进度猫甘特图就能清晰地看到项目的进度。

1、项目进度为什么会模糊?

问题在于两个方面:

一个是任务分解,一个是临时性的任务。对于前者我们可以逐步分解、逐点清晰的方法来解决,对于后者我们可以预留时间。我们可以先列出任务表,再进行分解细化,随着工作的进行,任务列表也会越来越细。对于临时性任务则在计划表中预留时间去处理。

2、如何让项目进度变清晰?

  首先是:预估,把当时能够想到的所有任务都写在计划表中,及时对所有可以细化的任务进行细化。

其次是:记录,项目经理把项目成员做过的任务都记录到任务计划中,等到积累到一定程度之后,就可以从计划表中看到项目成员完成任务的情况,即项目组实际的完成能力。

最后是:优化和预测,通过前两步的成果,对未来的进度进行预测并及时进行调整。

  项目进度管理中,要遵循的就是以下三个公式:

开发速度 = 已完成工作量 / 已耗费时间

当前进度 = 已完成工作量 /总工作量

剩余时间 = 剩余工作量 / 开发速度

在实际项目中,通过记录任务知道已完成工作量,并得到项目进度,通过不断细化逐步逼近总工作量,也就得到了越来越准确的当前进度和剩余时间了。

 

  项目实施过程中要对施工进展状态进行观测,掌握项目进度,一定时间对项目进度计划执行情况进行一次较为全面的观测、检查;检查各工作之间逻辑关系的变化,检查各工作的进度和关键线路的变化情况,以便更好地发掘潜力,调整或优化资源。


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 发表于2020-10-04   |  只看该作者       筑龙币+10

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实施项目进度管理的目的是保证项目能在满足其时间约束条件的前提下实现其总体目标。

进度猫

陕西 宝鸡 | 项目管理

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